تعاریف زیادی، در مورد آن و مشخصات فاکتور رسمی وجود دارد که برخی جذاب و برخی دیگر بسیار پیچیده هستند. که ساده ترین تعریف را در مورد فاکتور رسمی اینجا ارائه می کنیم.

فاکتور رسمی چیست؟

فاکتور رسمی به فاکتوری گفته می شود که مورد تایید سازمان امور مالیاتی باشد و برای طرفین معامله بعد از ارائه به سازمان امور مالیاتی ایجاد حق می کند.

طبق قانون ۱۹ ارزش افزوده تمامی واحد های تجاری که دارای گواهی ارزش افزوده هستند، موظفند در قبال عرضه کالا و خدماتشان صورتحسابی حاوی مشخصات متعاملین طبق استاندارد سازمان امور مالیاتی صادر کنند، در فاکتور رسمی مشخصات طرفین معامله در جایگاه مخصوص خود قید شده است و دارای مهر و امضاء می باشد.

فاکتورها قسمت مهمی از هر تجارت هستند. آنها به شما کمک می‌کنند تا حساب‌های خود را پیگیری کنید و اگر درست ثبت شود، به ایجاد روابط طولانی مدت و قابل اعتماد با مشتریان کمک می‌کند. در صورتی هم به اداره دارایی ارسال شود، جنبه رسمی و قانونی خواهد داشت.

در واقع فاکتور رسمی فروش همان چیزی است که شما پس از تحویل محصول، برای مشتری ارسال می‌کنید. این فاکتور به مشتری شما می‌گوید که چقدر باید به شما پرداخت کند و شرایط پرداخت را هم تعیین می‌کند. از آنجایی که فاکتورهای رسمی نشان دهنده بخشی از درآمد شما برای فروش کالا و خدمات هستند، برای تهیه انواع گزارشات و صورت‌های مالی به ثبت دقیق آنها نیاز خواهید داشت.

امروزه با استفاده از نرم افزار حسابداری میتوان تمامی صورتحساب های پرداختی شرکت ها را به صورت اتوماتیک در مدل های مختلف فاکتور رسمی، فاکتور غیر رسمی و فاکتور فروشگاهی صادر و چاپ کرد.

ضرورت صدور فاکتورهای رسمی

ارائه فاکتورهای رسمی به خریداران کالا و کسانی که از خدماتی بهره‌مند می‌شوند برای همه‌ی بنگاه‌های اقتصادی و کسب و کارها که باید مالیات بر ارزش افزوده بدهند، کاملاً اجباری است. فرقی ندارد که این کسب و کارها چه کالا یا خدماتی خاصی به اشخاص حقیقی و حقوقی را ارائه می‌دهند، در هر صورت باید فاکتورهای رسمی داشته باشند تا برای رسیدگی به امور مالیاتی کار راحت‌تر شود.

تفاوت فاکتور رسمی با فاکتور غیر­رسمی چیست؟

فاکتور رسمی همانطور که در بالا عنوان شد دارای فرمت خاصی می باشد و با استانداردهای دارایی همخوانی دارد . در صورتی که فاکتور غیر رسمی صرفا جهت اطلاع خریدار می باشد و استانداردهای فاکتور رسمی را ندارد.

فاکتور های فروشگاهی که در اختیار مصرف کننده نهایی قرار می گیرد از جمله فاکتور های غیر­رسمی محسوب می شوند. از دیگر فاکتور های غیر رسمی می توان به فاکتور های انبار، فاکتور های شخصی و ... اشاره کرد.

صدور فاکتور رسمی برای چه کسب و کارهایی ضرورت دارد؟

سازمان امور مالیاتی کشور می تواند از طریق رصد و رهگیری شماره اقتصادی همه­ی فعالیت های اقتصادی مربوط به هر فعال اقتصادی را به راحتی جمع آوری، رصد و بررسی کند، در این راستا با اجرای طرح جامع مالیاتی توسط سازمان امور مالیاتی کشور، علاوه بر صاحبان اشخاص حقوقی، اصناف و بازاریان مشمول دریافت شماره اقتصادی هستند.

ارائه فاکتور رسمی برای تمامی بنگاه های اقتصادی که گواهی ارزش افزوده را دارند الزامی است.

این فروشندگان کالا یا خدمات می توانند بنگاه های اقتصادی بزرگ باشند و یا بصورت شخص حقیقی مشغول به فعالیت باشند. که در هر دو صورت در ادامه پرداخت مشتریان خود موظف به صدور فاکتور رسمی مطابق با استاندارهای دارایی هستند.

مطابق با ماده ۱۴۸ قانون مالیات­های مستقیم تمامی هزینه هایی که در حد متعارف دارای اسناد و مدارک باشد، مورد تایید سازمان امور مالیاتی است. در صورتی که به ازای هزینه معامله شده فاکتور رسمی ارائه نشود مشمول جریمه می شوند.

مشخصات فاکتور رسمی

نوع کاغذ فاکتور اصلاً چیز مهمی نیست و می‎‌تواند بر اساس سلیقه شخص تغییر کند. برای مثال کاغذ ۸۰ گرمی برای استفاده در پرینتر، یا کاغذ ۶۰ گرمی برای نوشتن دستی یا استفاده از کاربن، یا کاغذ کاربن لس می‌تواند پیشنهاد شود.

انتخاب تعداد برگ‌های فاکتور نیز به سلیقه افراد بستگی دارد. فاکتور می‌تواند دو برگی یا سه برگی باشد. اندازه کاغذ نیز بنا به انتخاب افراد متغیر است. به طور معمول اغلب از کاغذ A4 استفاده می‌کنند، اما انتخاب برگه A5 هم هیچ مشکلی ندارد.

ویژگی های فاکتور رسمی مورد تایید دارایی چیست؟

• شماره سریال(شماره فاکتور):

  مهمترین ویژگی های فاکتور رسمی تایید شده نوع چاپ شماره سریال آن هاست. شماره سریال فاکتوررسمی باید با رنگ قرمز و با کمی برجستگی چاپ شود که به راحتی قابل شناسایی باشد و از چاپ دیجیتالی و شماره های زدن های معمولی قابل تشخیص باشد.

• اطلاعات خریدار و فروشنده:

  کد اقتصادی، شناسه ملی/کد ملی، شماره ثبت، آدرس، کد پستی، شماره تلفن و مشخصات دیگر هر دو طرف معامله حتما باید در فاکتور مورد تایید دارایی رسمی خرید و فروش ذکر شوند.

• تخفیفات، مالیات و عوارض:

  در هنگام تهیه فاکتور رسمی کالا و خدماتی که ارائه شده باید با اعلام تعداد و قیمت توضیح داده شوند، تخفیف ها اعمال و نشان داده شود و سپس باید مالیات و عوارض بر ارزش افزوده آن محاسبه و ذکر شود.

  در این مورد باید توجه کنید که تخفیف حتما باید قبل از محاسبه مالیات و ارزش افزوده اعمال شود؛ برخی به اشتباه در ابتدا مالیات و عوارض را محاسبه و در مرحله آخر تخفیف را محاسبه می کنند.

• امضاء و مهر:

  در نهایت آخرین ویژگی فاکتور رسمی مورد تایید دارایی، عدم وجود خط خوردگی در فاکتور و وجود مهر و امضاء در فاکتورهاست.

فاکتور صوری چیست؟

صدور فاکتورهای صوری یک امر کاملا غیر قانونی محسوب می شود، اما برخی از بنگاه های اقتصادی همچنان از آن استفاده کرده و خرید فاکتور صوری را انجام می‌دهند. در حالی که صدور فاکتور صوری مسئله ای بسیار پرخطر است و سازمان امور مالیاتی توانایی تشخیص فاکتورهای صوری را دارد.

فاکتورهای صوری چطور شناسایی می شوند و شرایط اصالت فاکتور جگونه است؟

• با بررسی و کنترل فروشندگان کالا و خدمت صوری بودن یا نبودن شرکت ها را تشخیص می دهد.
• بررسی می کند که فروشندگان فاکتور صادر شده را از طریق واحدهای تجاری منحل شده یا غیر­فعال صادر نکرده باشد و صحت شناسه ملی را نیز بررسی می کند.
• اعتبار گواهی ارزش افزوده را بررسی می کند.
• تناسب بین کالا و خدمات ارائه شده در فاکتور را با فعالیت صادر کننده فاکتور تطابق می سنجد.
• اسناد حمل بار همچون بیجک ها و بارنامه ها را بررسی و کنترل می کند.
• مستندات پرداخت های انجام شده مثل چک های بانکی، فیش های واریزی و دیگر اسناد مالی را بررسی می کند.

گروه نرم افزاری حساب ایران، با آگاهی از این موضوع، در این زمینه، اقدام به ساخت و طراحی نرم افزارهای مختلفی را برای انجام امور مالی و حسابداری عرضه کرده است؛ که با در نظر گرفتن تمامی شرایط فوق، نیاز انواع واحدهای صنفی و شرکتی را به ساده ترین شکل ممکن برآورده نموده است.