تراز آزمایشی یکی از مفاهیم دیگری در دنیای حسابداری و مدیریت امور مالی کسب و کارهاست که البته از اهمیت زیادی برای بررسی وضعیت کسب و کارها نیز برخوردار است.
بسیاری از افراد فکر می کنند تراز آزمایشی نیز نوعی از صورت های مالی هستند، در صورتی که این تفکر یک باور غلط است که در اثر عدم شناخت از صورتهای مالی مطرح شده است.
صورت های مالی چیست؟
صورت های مالی، گزارش هایی هستند که نتایج فعالیت یک واحد اقتصادی (یک شرکت) را در یک دوره زمانی نشان می دهند.
برای تهیه صورت های مالی باید استانداردها و اصول حسابداری در نظر گرفته شوند تا صورت های مالی نمایانگر حقیقت وضعیت یک کسب و کار باشند. نتیجه کار گزارشات دقیق و جامعی خواهد بود که آینه وضعیت یک شرکت است.
صورت های مالی انواع مختلفی دارند که شامل موارد زیر هستند:
- صورت سود و زیان
- صورت جریان وجوه نقد
- ترازنامه
ترازنامه که یکی از صورت های مالی است عموما به اشتباه با تراز آزمایشی یکسان در نظر گرفته می شود.
تراز آزمایشی چیست؟
تراز آزمایشی فهرستی از حسابها و مانده حسابها در یک زمان معین است، اما نمی توانیم آن را جزئی از صورت های مالی بدانیم.
صورت های مالی گزارشاتی نهایی هستند که تصمیم گیرندگان یک کسب و کار بر اساس اطلاعات آن ها تصمیمات خود را اتخاذ می کنند اما تراز آزمایشی گزارشی است که صحت ثبت اسناد و دفاتر را اثبات می کنند.
در یک تعریف ساده، تراز آزمایشی فهرستی از نام و مانده حساب های دفتر کل است که اغلب در پایان ماه های مختلف تهیه می شود تا توازن مانده حساب های دفتر کل مورد آزمون قرار گیرد.
ترتیب حسابها در تراز آزمایشی به این صورت است که ابتدا حسابهای دارایی، سپس حسابهای بدهی، و بعد حساب سرمایه مالک لیست می گردد.
تفاوت بین تراز آزمایشی و دفتر کل
تفاوت بین تراز آزمایشی و دفتر کل این است که تراز آزمایشی فقط حسابها و مانده حسابها را در یک زمان مشخص فهرست می‌کند، در حالی که دفتر کل همه موارد مربوط به یک حساب شامل گردش حساب و مانده حساب در طول دورۀ مالی را نشان می‌دهد.
شرکت‌ها معمولاً تراز آزمایشی را در پایان یک دوره مالی تهیه می‌کنند.
حسابها به ترتیبی که در دفتر کل هستند فهرست می‌شوند.
مانده بدهکار در ستون سمت راست و مانده بستانکار در ستون سمت چپ آورده می‌شود. جمع دو ستون باید برابر باشد.
تراز آزمایشی برابری ستون بدهکار و ستون بستانکار را پس از انتقال از دفتر روزنامه به دفتر کل را ثابت می‌کند.
در حسابداری و طرفه، این برابری، زمانی رخ می‌دهد که جمع مانده حساب بدهکار با جمع مانده حساب بستانکار برابر باشد. تراز آزمایشی ممکن است خطاهایی را در که در ثبت‌های دفتر روزنامه رخ می‌دهد را کشف کند.
تفاوت ترازنامه با ترازآزمایشی:
ترازنامه یکی از پرکاربردترین انواع صورت های مالی اساسی است که وضعیت مالی یک کسب و کار را در پایان دوره مالی نشان می دهد. ترازنامه ها در دو حالت به شکل های حسابی و گزارشی ارائه می شوند.
مهمترین تفاوت ترازنامه و تراز آزمایشی این است که در تراز آزمایشی حساب های دائم و موقت آورده می شود، اما در ترازنامه فقط مانده حساب دائمی گزارش داده می شود.
مراحل تهیه تراز آزمایشی:
- عناوین حسابها و مانده آنها را در ستون بدهکار یا بستانکار فهرست کنید.
- جمع ستون بدهکار و بستانکار را محاسبه کنید.
- برابری دو ستون بدهکار و بستانکار را بررسی کنید.
ترتیب ارائه حسابها در تراز آزمایشی به شرح زیر است:
- دارایی‌ها
- بدهی‌ها
- حقوق مالکانه
نکته: باید جمع ستون بدهکار با جمع ستون بستانکار برابر باشد.
تراز آزمایشی یک مرحلۀ ضروری برای کشف انواع خاصی از خطاها است. به عنوان مثال، اگر فقط قسمت بدهکار ثبت دفتر روزنامه به دفتر انتقال یافته باشد و قسمت بستانکار انتقال نیافته باشد، تراز آزمایشی این خطا را نمایان می‌کند.
هدف از تهیه تراز آزمایشی
با در نظر گرفتن تفاوت تراز آزمایشی و ترازنامه می توانیم هدف تراز آزمایشی را نیز مورد بررسی قرار دهیم. با توجه به اینکه تراز آزمایشی می تواند در پایان هر ماه تهیه شود و ترازنامه تنها در پایان دوره مالی تهیه می شود می توانیم به این نتیجه برسیم که هدف تراز آزمایشی کنترل توازن مانده دفتر کل است و هدف ترازنامه بررسی وضعیت مالی یک شرکت در پایان یک دوره مالی است.
محدودیت‌های تراز آزمایشی
با این حال، تراز آزمایشی کشف تمام خطاها را تضمین نمی‌کند. ممکن است خطاهای متعددی وجود داشته باشد حتی اگر ستون‌های بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی با هم برابر باشند. برای مثال، ممکن ستون‌های بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی برابر باشند حتی زمانی که:
- یک رویداد مالی ثبت نشده باشد.
- ثبت دفتر روزنامه به صورت صحیح به دفتر کل انتقال نیابد.
- یک ثبت دفتر روزنامه به اشتباه دو بار به دفتر کل انتقال یابد.
- از حسابهای نادرست در ثبت دفتر روزنامه یا در انتقال به دفتر کل استفاده شود.
تا زمانی که مبالغ بدهکار و بستانکار به صورت برابر از دفتر روزنامه به دفتر کل انتقال یابند، حتی با درج اشتباه حساب یا مبلغ اشتباه، ستون‌های بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی برابر خواهند بود.
تراز آزمایشی ثابت نمی‌کند که واحد تجاری تمام رویدادهای مالی را ثبت کرده یا اینکه مانده حسابهای دفتر کل صحیح است.
انواع تراز آزمایشی
ترازنامه آزمایشی در شکل های مختلفی تهیه می شود. تراز آزمایشی دو ستونی، تراز آزمایشی چهار ستونی، تراز آزمایشی شش ستونی و تراز آزمایشی هشت ستونی از اشکال اصلی تهیه تراز آزمایشی هستند.
تراز آزمایشی دو ستونی
تراز دو ستونی یکی از متداول ترین و ساده ترین انواع تراز است. در این نوع، در 2 ستون بدهکار و بستانکار، تمام حساب های دفتر کل قرار می گیرند. با اینکه در ترازهای آزمایشی می تواند ستون های دیگری مثل گروه، کل، معین یا تفصیل قرار گیرد، اما در نهایت این 2 ستون بدهکار و بستانکار هستند که باید برابر با هم باشند.
ستون های دیگر معمولا جهت ارائه اطلاعات مضاعف در کنار این 2 ستون قرار می گیرند.
تراز آزمایشی چهار ستونی
تراز آزمایشی چهار ستونی علاوه بر دارا بودن ستون های بدهکار و بستانکار، دارای 2 ستون گردش حساب نیز هست.
نکته مهم در مورد تمام ترازهای آزمایشی این است که در هر سطر از حساب های تراز آزمایشی تنها یکی از مقادیر بدهکار یا بستانکار مقدار می گیرند اما در ستون های گردش، هر دو ستون می توانند مقدار داشته باشند. در صورتی که اطلاعات دفتر کل صحت داشته باشند و به درستی در تراز آزمایشی چهار ستونی وارد شوند، جمع مانده های 2 ستون گردش حساب نیز مانند ستون های بدهکار و بستانکار با هم برابر می شوند.
کاربرد تراز آزمایشی چهار ستونی این است که به دلیل برخورداری از ستون های گردش حساب در بسیاری از موارد می تواند به تصمیم گیرندگان کمک بهتری کند.
تراز آزمایشی شش ستونی
در تراز آزمایشی شش ستونی این امکان فراهم می شود که گردش حساب پیش از دوره نیز نشان داده شود. به این معنی که برخلاف آنچه در ترازهای دو ستونی و چهار ستونی، گردش حساب در یک بازه تاریخی تهیه می شود.
برای مثال اگر قصد داشته باشید تراز آزمایشی شش ستونی 1 مهر تا 30 مهر را تهیه کنید دو ستون اول گردش حساب از ابتدای سال تا 1 مهر را نشان می دهد، دو ستون بعدی گردش حساب 1 مهر تا 30 مهر و دو ستون آخر نیز مانده حساب (بدهکار-بستانکار) را به نمایش می گذارند.
تراز آزمایشی هشت ستونی
تراز هشت ستونی ساختاری شبیه به تراز آزمایشی شش ستونی دارد، با این تفاوت که مانده ابتدای دوره مالی که در نتیجه بستن حساب ها در پایان دوره مالی قبلی به دوره مالی جدید منتقل شده نیز در 2 ستوان مجزا نمایش داده می شود. این اطلاعات برای تصمیم گیری به استفاده کنندگان تراز آزمایشی کمک بیشتری می کنند.
یافتن خطاها در تراز آزمایشی
خطاهای موجود در تراز آزمایشی عموماً ناشی از اشتباهات ریاضی، انتقال نادرست از دفتر روزنامه به دفتر کل، یا صرفاً رونویسی نادرست داده‌ها از دفتر کل است.
اگر با تراز آزمایشی روبرو شوید که ستون بدهکار و بستانکار برابری ندارد، چه می‌کنید؟
ابتدا اختلاف بین دو ستون تراز آزمایشی را تعیین کنید. پس از مشخص شدن این اختلاف، اغلب انجام مراحل زیر مفید هستند:
اگر اختلاف ۱ و ۱۰ و ۱۰۰ و ۱۰۰۰ (مضربی از عدد ۱۰) باشد، ستون‌های بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی را یکبار دیگر از اول تکمیل کرده و جمع دو ستون را دوباره محاسبه کنید. مثلاَ، ممکن است عدد ۷ به جای ۸ نوشته شود یا یک ممکن است یک صفر کمتر نوشته باشید.
اگر اختلاف بر ۲ بخش پذیر است، تراز آزمایشی را بررسی کنید تا ببینید آیا یک مبلغ برعکس در تراز آزمایشی درج نشده باشد. مثلاَ، شاید مانده موجودی نقد به جای اینکه در ستون بدهکار نوشته شود به اشتباه در ستون بستانکار نوشته شده باشد.
اگر اختلاف بر۹ بخش پذیر است، مانده حسابها را در تراز آزمایشی دوباره بررسی کنید که تا مطمئن شود ترتیب اعداد را به درستی وارد کرده باشید. به عنوان مثال، اگر مانده یک حساب ۱۲,۰۰۰ ریال باشد ولی به اشتباه ۲۱,۰۰۰ ریال نوشته شده باشد، اختلاف این اشتباه ۹.۰۰۰ ریال است. معکوس کردن ترتیب اعداد، خطای جابجا نوشتن اعداد نامیده می‌شود.
اگر اختلاف بر ۲ یا ۹ بخش پذیر نباشد، مطمئن شوید که تمامی مانده حسابهای دفتر کل را به درستی در تراز آزمایشی نوشته‌اید یا مطمئن شوید که تمامی مبالغ به درستی از دفتر روزنامه به دفتر کل انتقال یافته‌اند.
نحوه درج مبالغ و خط زیر مبالغ
توجه داشته باشید که نحوه درج ارقام، مشخصاً ریال، در دفتر روزنامه و دفتر کل نوشته نمی‌شود. معمولاً واحد پولی فقط در تراز آزمایشی و صورتهای مالی استفاده می‌شود. به طور کلی، واحد پولی بالای ستون مبالغ به صورت ارقام به ریال نشان داده می‌شود.
البته مبالغ صورتهای مالی با توجه به اندازۀ واحد تجاری حسب مورد به هزار ریال یا میلیون ریال گرد شده و ارائه می‌شوند.
برای مثال صورتهای مالی شرکت بزرگ مانند شرکت هایی که سهام آنان در بورس معامله می‌شود، مبالغ به صورت میلیون ریال نوشته می‌شوند و در بالای ستون مبالغ عبارات مبالغ به میلیون ریال یا کلیه مبالغ به میلیون ریال است نوشته می‌شود.
یک خط منفرد در زیر ستون ارقامی قرار می‌گیرد که باید اضافه یا کم شوند. زیر برخی مبالغ دوبار خط کشیده می‌شود که نشان دهنده این است که مبلغ نهایی است.
نتیجه گیری:
باوجود اینکه تهیه تراز آزمایشی یک مرحله اساسی در فرآیند حسابداری است اما راه حل درستی برای تشخیص اشتباهات حسابداری نیست. شما می توانید با استفاده از یک نرم افزار حسابداری دقیق و یکپارچه،دفاتر حسابداری خود را بدون کمترین خطا ببندید.
دیدگاه خود را ثبت کنید.
نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.